Description du projet
Sommaire
Objectif
Contexte
Méthodologie :
Interfaces de recherche
Types de tâches
Devis
Protocole
Analyse des données
Résumé
Malgré les nombreux développements technologiques, le recours à une interface hiérarchique de répertoires pour l’organisation et la recherche de documents administratifs persiste dans l’environnement numérique. En effet, l’interface hiérarchique possède des avantages cognitifs pour un individu puisqu’elle lui permet de rechercher intuitivement un document en privilégiant la navigation locale à travers une structure arborescente de répertoires et la localisation spatiale du dossier dans lequel se trouve classé le document.
Par ailleurs, cette interface hiérarchique peut être contraignante puisque les documents sont classés et recherchés selon des critères spécifiques et exclusifs (par exemple, par type de document ou par sujet) alors qu’un document peut avoir plusieurs attributs utiles pour la recherche. Les limites inhérentes à ce type d’interface rendent la compréhension et la recherche de documents parfois difficiles dans le cadre d’un travail collaboratif ou lors d’un roulement de personnel, par exemple. Par conséquent, de plus en plus d’organismes s’intéressent à la possibilité d’inclure des interfaces de navigation à facettes pour l’organisation et la recherche des documents administratifs numériques en vue de prévenir les problèmes ultérieurs de recherche de ces mêmes documents.
Une facette correspond à un type d’information concernant le contenu d’un document administratif (par exemple, le sujet du document) et son contexte de création (par exemple, l’activité administrative dans laquelle s’inscrit l’utilisation du document). Chaque facette présente une liste de valeurs ou de métadonnées accompagnées du nombre de documents qu’elles décrivent. L’utilisateur d’une interface de navigation à facettes peut alors sélectionner une de ces métadonnées qui aura pour conséquence de réduire le nombre de résultats et rendre la liste plus pertinente pour l’utilisateur. Alors que l’utilisation des interfaces de navigation à facettes est commune dans de nombreux sites web et catalogues de bibliothèques, elle a été peu étudiée pour la recherche des documents numériques dans un contexte administratif. Or, les études empiriques en sciences de l’information ont montré les multiples avantages reliés à l’utilisation d’interfaces de navigation à facettes. Par exemple, l’inclusion des facettes dans les interfaces de navigation permet d’accélérer la recherche d’information, d’améliorer la pertinence des résultats de la recherche, et d’augmenter la satisfaction des utilisateurs. Mais est-ce que ces avantages sont également présents pour la recherche des documents administratifs numériques?
Le présent projet de recherche s’inscrit dans une démarche exploratoire visant à examiner l’utilisabilité d’une interface de navigation à facettes pour la recherche des documents administratifs numériques. Il s’agira de comparer l’efficacité de la recherche, la pertinence des résultats et la satisfaction générale de la recherche réalisée à partir de deux interfaces de navigation à l’étude, l’une à facettes et l’autre hiérarchique. Le projet de recherche vise à acquérir une meilleure compréhension de l’expérience des utilisateurs et de la performance de la recherche de documents administratifs réalisée à l’aide d’une interface de navigation à facettes. Ce faisant, le projet de recherche aidera les archivistes à améliorer le développement des interfaces de navigation dans un contexte administratif. Les archivistes, en l’absence de recherche scientifique sur ce sujet, naviguent à vue avec les coûts et les problèmes que cela peut engendrer au niveau de la qualité des interfaces de navigation et de leur capacité à répondre de manière satisfaisante aux besoins des utilisateurs.
Objectif
Le but du projet de recherche est d’étudier l’utilisabilité d’une interface de navigation à facettes pour la recherche de documents administratifs numériques. Plus précisément, le projet de recherche cherche à savoir si l’interface de navigation à facettes aide l’utilisateur dans la recherche de documents administratifs. L’objectif est de comparer l’efficacité de la recherche, la pertinence des résultats et la satisfaction générale de la recherche réalisée à partir de deux interfaces de navigation dont une à facettes et l’autre hiérarchique. Les questions de recherche sont les suivantes :
- Existe-t-il une différence sur le plan du temps requis pour trouver un document administratif numérique entre l’interface de navigation hiérarchique et l’interface de navigation à facettes?
- Existe-t-il une différence sur le plan de la pertinence des résultats de recherche entre les deux interfaces?
- Existe-t-il une différence sur le plan du temps requis pour trouver un document administratif numérique selon le type de tâche de recherche demandé?
- Est-ce que les utilisateur sont une préférence générale entre les deux interfaces de recherche?
- Quelle est la perception des utilisateurs concernant l’usage des facettes pour guider leurs recherches?
Contexte
La classification institutionnelle des documents au sein des organisations est une classification selon les fonctions et activités administratives et opérationnelles dans le cadre desquelles les documents ont été produits ou reçus. Autrement dit, la classification des documents administratifs ne s’intéresse pas tant au contenu ou au sujet véhiculé par les documents qu’aux circonstances originales de création, de réception ou d’utilisation dans lesquelles ces documents s’insèrent. En établissant un lien entre un document et une activité, autrement dit en conservant le contexte de création et d’utilisation du document, la classification permet de donner un sens et de déterminer la valeur des documents administratifs.
Ce sont les fondements de la classification fonctionnelle qui guident les archivistes et les gestionnaires de document dans la conception et le développement des plans de classification institutionnels tant dans l’environnement papier que dans l’environnement numérique (International Organization for Standardization, 2001). Les plans de classification institutionnels, basés sur une structure hiérarchique de catégories descriptives relatives aux fonctions et activités de l’institution, permettent de regrouper logiquement et physiquement tous les documents relatifs à une même activité ou à un même dossier. En offrant un cadre uniforme de classification et de classement, le plan de classification institutionnel vise à faciliter les démarches de recherche des documents administratifs par l’ensemble des employés et diminue l’impact d’un changement de personnel (Mas, 2007).
Les systèmes d’exploitation informatiques utilisés dans les organismes, par exemple Windows ou Unix, se prêtent très bien à l’implantation du plan de classification institutionnel comme outil d’organisation et de recherche des documents administratifs numériques. La structure arborescente des répertoires du système de gestion des fichiers permet la migration relativement facile de la structure logique et hiérarchique du plan de classification institutionnel (Poivre, 2004), la dénomination des répertoires et sous-répertoires pouvant correspondre aux intitulés des différentes classes et sous-classes du plan de classification (Dhérent & collaborateurs, 2002; Roberge, 2004).
Or, dans un contexte de gestion décentralisée des documents numériques – la gestion effectuée par un individu qui exerce un contrôle direct sur la création, l’organisation, la manipulation et la destruction des documents numériques entreposés sur son espace de travail personnel – plusieurs archivistes ont observé de la résistance chez les utilisateurs [1] du plan de classification institutionnel : « The people who devise them think that they are logical and easy to use, but the people who use them see thing differently » (Parker, 1999 citée dans Orr, 2006 : 62). Si certains employés qui ont eu recours au plan de classification institutionnel pour organiser et rechercher les documents numériques se trouvant sur leur poste de travail se disent satisfaits, d’autres semblent éprouver des difficultés et préfèrent recourir à des stratégies personnelles d’organisation des documents plus adaptées à leurs besoins plutôt que basées sur une approche classificatoire strictement fonctionnelle (Gagnon-Arguin & Bannouri, 1998; Foscarini, 2009).
L’individualisme qui caractérise l’organisation et la recherche des documents administratifs numériques dans un contexte de gestion décentralisée pose des problèmes multiples pour les organismes. Il est reconnu que l’absence d’organisation systématique et uniforme des documents conduit à plusieurs problèmes dont les plus critiques sont l’éparpillement des documents relatifs à une même affaire, l’impossibilité d’assurer la défense des droits et la conservation de la trace des activités de l’organisme en raison de la perte possible d’un nombre important de documents et les difficultés d’interprétation, de repérage, de partage et de réutilisation de l’information consignée liées aux modes d’organisation individuels basés sur des critères très personnels qui s’avèrent le plus souvent incompréhensibles aux autres utilisateurs (Mas, 2007).
Pour surmonter les difficultés associées à l’organisation et à la recherche des documents administratifs numériques, plusieurs courants de recherche visent à proposer des solutions diverses. Dans le domaine des sciences de l’information on explore, par exemple, la possibilité de remplacer les systèmes de classification traditionnellement hiérarchiques par une interface à facettes permettant d’indexer et de naviguer à travers une collection de ressources documentaires référencées sur le Web (Zins, 2002; Hudon, 2007) ou plus modestement dans l’espace personnel d’un individu (Henderson, 2005) ou d’une organisation (Mas, Maurel et Alberts, 2011).
Les plans de classification personnels utilisés pour l’organisation des documents administratifs électroniques sont représentés dans l’environnement informatique par une structure arborescente de répertoires et de sous-répertoires. Les limites inhérentes à une telle structure, déjà soulignées par plusieurs chercheurs (Barreau, 1995; Sénécal, 1999; Dourish et al., 2000), obligent les employés à devoir arbitrairement privilégier comme base de classification tantôt le thème du document, tantôt le type de document ou encore l’activité à laquelle il se rattache, alors que le document pourrait de fait être classifié à plusieurs endroits. Par contre, la classification à facettes se présente comme une combinaison de groupes conceptuels plutôt que comme une liste structurée de sujets. L’application d’une classification à facettes permettrait d’éliminer certaines contraintes liées au fait que le schéma de classification personnel soit un langage de représentation pré-coordonné. L’analyse des plans de classification personnels utilisés par deux catégories d’employés a révélé plusieurs facettes communes, dont « type de document » et « activités », qui peuvent servir à décrire et classifier uniformément les documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée. L’observation d’un usage répandu de classes qui représentent plusieurs concepts ou facettes, comme « Notes de cours [Sigle du cours] Automne 2004 », va dans le sens d’un développement souhaitable de la recherche dans ce domaine (Mas, 2007).
L’impact positif des interfaces de navigation à facettes pour l’exploration et la recherche d’information dans un environnement réseauté (Hearst, 2008; Fagan, 2010; Dugast, 2011) apparaît prometteur pour l’organisation et la recherche de documents administratifs dans un environnement numérique (Henderson, 2005; Mas, Zaher et Zacklad, 2008; Mas et Marleau, 2009).
Bien que testée et répanduedans les catalogues de bibliothèques (Antelman, Pace et Lynema, 2006 ; La Barre, 2007 ; Olson, 2007 ; Sadeh, 2008 ; Fagan 2010, Dugast 2011 ; Ramdeen et Hemminger, 2011) ou les sites web (Yee et al., 2003 ; Capra et al., 2007 ; Uddin et Janacek, 2007), l’utilisation d’interface de navigation à facettes dans un environnement administratif numérique reste un phénomène relativement récent et la recherche sur ce sujet est peu développée. À ce jour, aucune recherche n’a étudié l’utilisabilité des interfaces à facettes pour la recherche de documents administratifs numériques. Les études réalisées sur les catalogues de bibliothèques semblent indiquer que la souplesse, l’expressivité et la simplicité d’un modèle à facettes (Vickery, 1963) permettraient d’améliorer la précision de la recherche. D’autres chercheurs soulignent cependant les limites des interfaces de navigation à facettes dans les catalogues en lignes (La Barre, 2007). Par conséquent, dans quelle mesure les interfaces de navigation à facettes améliorent l’efficacité de la recherche de documents numériques dans un contexte administratifs? La compréhension obtenue par une telle recherche aurait l’avantage d’offrir une meilleure connaissance des interactions des utilisateurs avec les interfaces de navigation et de recherche institutionnelles (hiérarchiques ou à facettes) et d’aider à leur adoption. De telles études permettraient de fournir aux archivistes des bases de référence pour développer des interfaces acceptées et plus performantes en regard des besoins, contraintes et profils particuliers de différentes catégories d’employés.
Ce projet s’inscrit dans la continuité des travaux effectués par la chercheure dans le cadre de ses études doctorales et postdoctorales où les plans de classification personnels créés et utilisés par différentes catégories d’employés ont été étudiés à partir d’une approche quantitative (Mas, 2007) et d’une approche qualitative (Mas, Zaher et Zacklad, 2008). La présente recherche se distingue des activités présentes et passées du fait qu’elle s’intéresse non plus seulement à la classification des documents administratifs numériques à partir d’une interface hiérarchique (Mas, 2007) ou à facettes (Mas, Maurel et Alberts, 2011) mais à la recherche de ces documents à partir de ces deux catégories d’interfaces. La chercheure exploitera dans cette recherche l’expertise méthodologique acquise dans le cadre de ses recherches doctorales et postdoctorales au niveau de l’étude de l’utilisabilité des plans de classification institutionnels hiérarchiques et à facettes.
Ce projet est original en ce qu’il repose sur une étude exploratoire qui vise non pas à tenter d’améliorer les plans de classification institutionnels dans un environnement numérique à partir de principes classificatoires généraux mais plutôt à partir du point de vue et de l’expérience vécue par différents groupes d’utilisateurs qui ont eu recours à une interface de navigation à facettes pour la recherche de documents administratifs numériques. Les résultats de cette recherche pourront aussi servir de référence aux archivistes et gestionnaires de documents en précisant comment les profils d’utilisateurs et les caractéristiques interfaces de navigation peuvent ou non influencer l’utilisabilité des plans de classification institutionnels, c’est-à-dire
leur capacité à répondre de manière satisfaisante aux besoins des employés. Les archivistes, en l’absence de recherche scientifique sur ce sujet, naviguent à vue avec les coûts et les problèmes que cela peut engendrer au niveau de la qualité des plans de classification institutionnels et de leur utilisabilité soit leur capacité à répondre de manière satisfaisante aux besoins des employés.
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[1] Dans le cadre de ce texte, les termes « utilisateurs » ou « employés » sont utilisés comme synonymes.
Méthodologie
Un cadre de recherche essentiellement quantitatif sera privilégié pour cette recherche à caractère expérimental. Les études d’utilisabilité des systèmes de navigation à facette sont fait leur preuve en bibliothéconomie et sciences de l’information et permettent de tester des systèmes afin d’étudier les comportements des utilisateurs ou d’évaluer les améliorations à apporter au système en cours de développement (Fagan, 2010). Les différents tests sont relativement similaires d’une recherche à l’autre (Fagan, 2010; Dugast, 2011) et consistent à demander à un groupe de participants de réaliser des tâches sur plusieurs interfaces de recherche.
Interfaces de recherche
Deux interfaces de recherche, l’une hiérarchique l’autre à facettes, seront développées selon une méthodologie déjà testée dans deux recherches antérieures qui s’intéressaient à la façon dont les individus organisaient leurs documents numériques (Mas, 2007) et à la convivialité d’une interface à facettes pour la classification des documents réalisée par les employés eux-mêmes (Mas, Maurel et Alberts, 2011). Les deux interfaces comporteront des caractéristiques différentes quant à leur apparence et sur la façon dont les individus interagiront avec tout en offrant la possibilité de naviguer au sein d’un même ensemble de documents administratifs numériques pour des fins de comparaison. D’une part, nous évaluerons l’efficacité de la recherche d’un ensemble de documents à partir de la navigation dans la structure arborescente de répertoires et sous-répertoires que nous considérons comme l’outil le plus répandu d’organisation intellectuelle et physique des espaces documentaires personnels numériques. L’interface de recherche hiérarchique possède des avantages cognitifs pour l’individu puisqu’elle lui permet de rechercher un document en privilégiant la navigation locale à travers la structure arborescente de répertoires et la localisation spatiale du dossier dans lequel se trouve classé le document (Barreau et Nardi, 1995). D’autre part, nous évaluerons l’efficacité de la recherche de ce même ensemble de documents à partir d’une interface de navigation à facettes, chaque facette correspondant à un type d’information concernant le contenu du document (par exemple, sujet, type de document, destinataire) ou son contexte de création (par exemple, activité administrative dans laquelle s’inscrit le document). Après la saisie d’un terme de requête, l’interface rendra possible la visualisation des résultats regroupés en fonction des différentes facettes disponibles. Chaque facette présente une liste de valeurs ou métadonnées accompagnées du nombre de documents qu’elles décrivent. L’utilisateur peut alors sélectionner une de ces métadonnées qui aura pour conséquence de réduire le nombre de résultats et surtout rendre la liste plus pertinente pour l’utilisateur (Dugast, 2011).
Types de tâches
La recension des écrits révèle que les interfaces de navigation peuvent être utilisées pour une variété de tâches de recherche. Ces dernières sont généralement multidimensionnelles et la littérature sur le sujet en révèle une grande variété. Nous retiendrons dans ce projet les trois catégories de tâches de recherche suivantes qui ont déjà été testées dans l’étude de Ramdeen et Hemminger (2011) qui s’intéressait à la façon
dont les facettes pouvaient affecter l’expérience de recherche dans un catalogue de bibliothèque :
- connue (une complète description du document est donnée. Un seul document correspond à cette description).
- partiellement connue (une description partielle du document est donnée. Un seul document correspond à cette description) et
- exploratoire (un sujet de recherche est donné. Il peut y avoir plusieurs documents qui correspondent au critère).
Devis
Le projet utilisera un devis intra sujets où les participants réalisent des tâches de recherche similaires en utilisant les deux interfaces de navigation à l’étude. Les deux variables indépendantes seront l’interface de navigation (hiérarchique ou à facettes) et la catégorie de tâche. En vue de répondre à nos questions de recherche, il y aura trois variables dépendantes : le temps, la pertinence, l’utilité de l’interface de navigation testée. Le temps correspond au nombre de secondes nécessaires pour le participant pour compléter la recherche. La pertinence est déterminée par l’évaluation des réponses du participant sur une échelle à quatre niveaux (0, complètement incorrect; 1, partiellement correct; 2, le plus souvent correct; et 3, complètement correct). L’utilité de l’interface est évaluée par le participant après chaque question sur une échelle de Likert à cinq niveaux où 1 étant « pas très utile pour trouver les résultats » et5 étant « extrêmement utile pour trouver les résultats ». De plus, des observations seront faites sur les méthodes de recherche des participants et les actions des participants seront enregistrées avec leur consentement en utilisant des saisies d’écran et l’enregistrement audio pour des fins d’analyse. Il est généralement recommandé d’évaluer les interfaces de navigation en faisant appel à un grand nombre de participants. Nielsen (2006) suggère que vingt participants est un nombre suffisant ; Ramdeen et Hemminger (2011), quant à eux, ont retenu quarante participants. Par ailleurs, Fagan (2010) encourage la sélection de participants déjà intéressés par le domaine de recherche. Comme le corpus documentaire touchera au processus de gestion d’une charge de cours déjà étudié dans une recherche antérieure qui s’intéressait à la classification à facettes (Mas, Maurel et Alberts, 2011) mais qui n’a pas encore été exploité dans le cadre d’une interface de recherche à facettes, il est prévu de recruter par courriel entre 20 et 40 professeurs d’université en utilisant les listes de diffusion. Le choix de cette catégorie d’employés a été guidé par la nécessité de contrôler les variables étrangères (par exemple, l’expérience professionnelle d’un individu ou sa capacité à rechercher plus rapidement les documents) en visant l’homogénéité du groupe de répondants. La sélection des répondants sera réalisée sur la base de quatre critères : (1) la connaissance du processus de gestion d’une charge de cours, (2) la motivation à participer à la recherche, (3) l’habileté à naviguer dans une structure arborescente de répertoires, et (4) la possibilité de sélectionner un grand nombre de participants à l’étude possédant des rôles administratifs ou professionnels similaires.
Protocole
Les participants auront à répondre à trois (3) questions ou tâches de recherche pour chacune des trois (3) catégories de tâches de recherche (connue, partiellement connue, exploratoire) et pour les deux (2) interfaces (hiérarchique et à facettes), pour un total de 18 questions ou tâches de recherches. Les tâches de recherche seront conçues pour être similaires ou proches des questions qu’un professeur peut normalement se poser, pour son propre intérêt ou pour la recherche de ressources nécessaires pour la gestion d’une charge de cours. Chaque participant verra le même nombre de questions de recherche pour chaque catégorie de tâche (9 questions pour la navigation hiérarchique et les 9 autres questions pour la navigation à facettes). Toutes les questions ont des réponses pouvant être trouvées avec les deux interfaces. L’ordre de présentation des questions et l’ordre de présentation des interfaces seront changés parmi les participants, la moitié commençant avec l’interface de navigation hiérarchique, l’autre moitié commençant avec l’interface de navigation à facettes afin de contrer les effets d’apprentissage ou de fatigue. Durant l’étude, les participants auront tout le temps qu’ils souhaitent pour répondre à chaque question, la mesure du temps débutant au moment où ils prennent connaissance de la question et se termine quand les participants sélectionnent leur réponse.
Analyse des données
Afin d’étudier et de comprendre les différences entre les deux interfaces, chaque variable dépendante (temps, pertinence, utilité) sera examinée afin de comparer à la fois les interfaces et les types de tâches. L’analyse de régression sera utilisée pour étudier les différences entre les deux interfaces de navigation. L’analyse de variance (ANOVA) permettra d’étudier les différences entre les trois catégories de tâches. Toutes les analyses statistiques seront réalisées avec le logiciel SPSS et seront vérifiées par le service de consultation en méthodes quantitatives de l’Université de Montréal. Une analyse de contenu qualitative sera effectuée sur les transcriptions des entrevues avec le logiciel QDA Miner. Les données enregistrées sur l’expérience vécue par les participants avec les interfaces de navigation (enregistrement audio et saisies d’écran) seront codées pour faire ressortir les problèmes rencontrés, les caractéristiques jugées satisfaisantes et les caractéristiques jugées contraignantes par les participants.
Liste de références
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